Seit dem 25. Mai 2018 gilt die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) - und betrifft auch den Büroalltag
Berlin, 01.08.2018. Das Thema Datenschutz wird seit einigen Monaten besonders heiß diskutiert. Denn im Mai 2018 trat die EU-weite Datenschutzgrundverordnung, kurz: DSGVO, in Kraft. Doch nicht jeder Gegenstand einer neuen Verordnung bedeutet zwangsläufig, das er zugleich im Berufsalltag umgesetzt wird. Wie so oft im Gesetzesdschungel wird auch diese Verordnung nicht allerseits verstanden bzw. ihre Reichweite bis ins Detail begriffen. Durch zahlreiche Kundenrückmeldungen in letzter Zeit sind auch wir von office-4-sale darauf aufmerksam geworden, dass vielerorts Unsicherheit über die Anwendungspflicht im Büroalltag besteht. Entsprechend widmen wir uns in diesem Blogbeitrag dem Thema DSGVO und möchten wertvolles Wissen und wichtige Informationen weitergeben.
Die Gesetzeslage kurz und knapp zusammengefasst
Stichtag für die
Einführung der EU-weiten Datenschutzgrundverordnung war der 25. Mai 2018. Seit diesem Zeitpunkt haben alle Unternehmen, die im Internet tätig sind oder personenbezogene Daten nutzen, den strengeren Regulierungen Folge zu leisten. Sonst fallen höhere Strafen als bisher bei Verstößen an. Deshalb aktualisieren bzw. aktualisierten viele Internet-Dienste ihre Nutzungsbedingungen. Die somit wichtigste Änderung ist, dass Unternehmer dem Nutzer die Verarbeitung der Daten und die Dauer der Speicherung mitteilen müssen. Verbraucher erhalten dadurch einen leichteren Zugang zu ihren eigenen Daten und müssen einwilligen, wenn Unternehmen personenbezogene Daten erheben werden.
Folgen der DSGVO für den Büroalltag
Auch die tägliche Arbeit im Büro ist von der DSGVO betroffen. Es ist täglich dafür Sorge zu tragen, dass personenbezogene Daten ausreichend geschützt sind. Die Einhaltung der Verordnung geht damit soweit, dass Computer passwortgeschützt sein sollten oder Kundendaten, z.B. Akten von Klienten oder von Patienten, nicht mehr achtlos herumliegen dürfen. Sie müssen stets vor der Einsehbarkeit Dritter geschützt werden und sind nach Gebrauch sofort wegzuschließen. Bestenfalls werden sie in abschließbaren Büromöbeln verstaut. Inhaltlich ergibt sich dies aus aus Art. 32 Abs.1 und Art. 32 Abs.4 DSGVO: Der Verantwortliche muss durch technische (z.B. Passwortschutz, Verschlüsselung, etc.) und organisatorische (z.B. Zugangskontrolle) Maßnahmen sicherstellen, dass ein jeweils angemessenes Schutzniveau die jeweiligen personenbezogenen Daten (die Schutzniveaus für unterschiedliche Daten können sich hierbei deutlich unterscheiden, so sind Daten in der Personalabteilung /Lohnbuchhaltung sensibler als zum Beispiel Adressdaten von Businesskunden) besteht.
Einrichtungs-Maßnahmen für mehr Sicherheit
Grundsätzlich ist zu beachten: In der DSGVO ist in Punkto Büroeinrichtung lediglich von ‚abschließbaren Büromöbeln‘ die Rede. Spezifischere Informationen dazu werden nicht gegeben. Auch aufgrund dessen herrscht vieler Weits Unsicherheit über die richtige Einhaltung der Verordnung. Fakt ist jedoch: Das Büroregal als Aufbewahrungsort für Kundenakten hat ausgedient. Zu leicht hätten Unbefugte hier Zugang zu personenbezogenen Daten. Obgleich keine rechtliche Grundlage zu Büromöbeln vorliegt, sollten ab sofort sämtliche Kundendaten, sei es in Geschäften, Handelsunternehmen, Behörden, Praxen oder Kanzleien, sicher verwahrt werden. Das sichere Verwahren kann durch abschließbare Büromöbel gewährleistet werden - ein Bespiel dazu folgt im nächsten Absatz. In jedem Falle sollten im Büroalltag Kundenakten stets nur noch einzeln aus dem Stauraummöbel herausgeholt werden. Besonders auch
an Empfangsbereichen gilt dieses zu beachten. Nach Beendigung des Dienstes müssen alle Kundenakten unbedingt wieder in abschließbare Aufbewahrungsmöbel zurückgelegt und die Tür zum Büro verschlossen werden.
3-Punkt-Schließung bei einem Aktenschrank
Mit einem Aktenschrank sind personenbezogene Kundendaten besonders einfach aufzubewahren. Nicht nur, dass in einem solchen Stauraummöbel alle Aktenordner übersichtlich verwahrt werden können, sondern auch sind viele dieser
Büromöbel mit einer sogenannten 3-Punkt-Schließung versehen. Dieses Ausstattungsmerkmal bedeutet, dass der Schrank sich über drei Punkte verschließen lässt. In den meisten Fällen verläuft hier die Schließung über die gesamte Höhe der Tür, was bedeutet, dass die Verriegelung am Schloss selbst sowie oben und unten an der Tür erfolgt. So wird die Tür an mehreren Punkten effektiv gesichert, was die Sicherheit erhöht. Ein übliches Einsteckschloss sperrt hingegen mit seinem Riegel nur an einem Punkt.
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Unsere Kunden können beim Einkauf aus dem Sortiment unserer Büromöbel auf alle sicherheitsrelevanten und DSGVO-konformen Aspekte vertrauen. Von hochwertigen und qualitätsbewussten Marken-Herstellern bieten wir eine große Auswahl an Stauraummöbeln für unterschiedliche Bedürfnisse. Die office-4-sale Produktpalette umfasst in verschiedenen Abmessungen und Dekoren:
office-4-sale: bundesweit und online erreichbar
Als ein großer Anbieter von berufserfahrenen Büromöbeln ist es uns von office-4-sale wichtig, dass unsere Kunden auf uns und unsere Büromöbel vertrauen können. Deshalb kann rund um das Thema DSGVO davon ausgegangen werden, dass all unsere gebrauchten Stauraummöbel den DSGVO-Standards entsprechen, da die Möbel schon in ihrem ersten Leben in Unternehmen, Banken, Versicherungen etc. zum Einsatz kamen, wo der Datenschutz eine große Rolle spielt. Viele unserer
Büromöbel beziehen wir über
Räumungen aus den bereits genannten Quellen. Da dort schon vor der Verordnung Wert auf höchste Sicherheitsstandards gelegt wurde, können wir behaupten, dass unsere Gebrauchtmöbel DSGVO-konform sind. Bei uns im Onlineshop oder
an den fünf bundesweiten Standorten in Mühlenbeck (bei Berlin), Rhein-Main, Mittelhessen, Düsseldorf und Ilsfeld bei Heilbronn können sicher verschließbare Stauraummöbel angefragt bzw. direkt gekauft werden.
Quellen Hintergrundbilder:
Onlineshop für Unternehmer + Gewerbetreibende
