Abschreibung von Büromöbeln - was gibt es zu beachten?

03.01.2018 11:31

Unternehmer-Tipp Nr. 1: Sofort-Abschreibung von Büromöbeln

Die Grenze für das sofortige Abschreiben (§ 6 Abs. 2 EStG) von Möbeln für Büro und Home Office liegt seit dem 01.01.2018 bei 800,00 Euro (ohne Umsatzsteuer). Auch die Aufzeichnungspflicht entfällt damit für viele Sachen. Diese Regelung für die Büromöbel Abschreibung gilt nach wie vor auch im aktuellen Jahr 2021!

Abschreibung von Büromöbeln

Nutzung von Steuervorteilen bei der Einrichtung von Büro und Home Office - zeitliche Entwicklung

Berlin, 03.01.2018. Das hessische Finanzministerium unter Finanzminister Dr. Schäfer gab am 08.05.2017 bekannt, dass Arbeitnehmer für die Abgabe ihrer Steuererklärung im Jahr 2017 zwei Monate länger Zeit bekommen, wenn sie dazu das Onlineprogramm Elster nutzen. Ob auch andere Bundesländer von dieser Regelung betroffen waren, erfuhr man nur beim jeweils zuständigen Finanzministerium des Landes. Sicher war zum damailgen Zeitpunkt nur, dass es ab dem 31.12.2017 neue Fristen im gesamten Bund geben wird. Doch gleich, wann die Steuererklärung ab diesem Zeitpunkt eingereicht werden muss: Dieser Termin ist mit einigem Kopfzerbrechen verwunden. Das lag mitunter an den ständig veränderten Regelungen und auch an der Sorgsamskeitspflicht, die vor fehlerhaftem Ausfüllen der Bögen beschützen sollte. Jedoch nicht nur diese beiden Faktoren brachten Unsicherheit mit sich: Auch was überhaupt und bis wann abgeschrieben werden kann, war nicht jedem für alle Bereiche nachvollziehbar.

Genau mit diesen Fragen beschäftigt sich dieser Beitrag im office-4-sale-Firmenblog und soll zumindest die aktuell gültige Lage rund um die Abschreibbarkeit von Büromöbeln verdeutlichen. Da das Inventar für den Arbeitsplatz in der Regel kein Gut ist, dass jedes Jahr bei der Steuererklärung seine Berücksichtigung findet, sollen hier die grundsätzlichen Fakten rund um das Thema dargestellt werden.

Anpassung zum 01.01.2018: Formen der Abschreibung von geringwertigen Wirtschaftsgütern

Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) - dazu zählt bei Selbstständigen und Unternehmern auch die Büroeinrichtung. Bei deren Abschreibbarkeit in der Steuererklärung hat sich bis zum Jahr 2018 einiges geändert. Seit 2010 sieht es die Gesetzeslage vor, dass diese Personengruppen ein Wahlrecht bei der Abschreibbarkeit der Möbel für den Arbeitsplatz in Büro und Home Office haben. Unterschieden wird zwischen vier verschiedenen Möglichkeiten, die sich am Wert der Büromöbel orientieren. Geringwertige Wirtschaftsgüter

  • bis 250,00 Euro (ohne Umsatzsteuer) werden sofort abgeschrieben,
  • bis 800,00 Euro (ohne Umsatzsteuer) können sofort abgeschrieben werden,
  • zwischen 251,00 Euro und 800,00 Euro (ohne Umsatzsteuer) können einen Sammelposten bilden bzw. kann die Poolabschreibung gewählt werden und
  • zwischen 801,00 Euro und 1.000,00 Euro in der linearen Abschreibungsvariante aktiviert oder in den Sammelposten eingelegt werden.

Allerdings gibt es kein Regelwerk ohne entsprechende weitere Erläuterungen. Deshalb folgen nun wichtige, ergänzende Fakten zur Büromöbel Abschreibung.

Clevere Nutzung mit dem Pool-Verfahren

Die sogenannte Poolabschreibung (§ 6 Abs. 2a EStG) kann von Steuerpflichtigen unter zwei Voraussetzungen vorteilhaft genutzt werden.

  • Erstens wenn die Nettoanschaffungskosten der Büromöbel 1.000,00 Euro nicht überschreitet und
  • zweitens wenn es sich um eine regelmäßige Nutzungsdauer (s.u.) von mehr als 5 Jahren handelt.

Sind beide Kriterien erfüllt, führt die Poolabschreibung zu einem Steuervorteil. Wichtig: Entscheidet man sich für diese Art der Abschreibung, muss sie für alle in einem Wirtschaftsjahr angeschafften, hergestellten oder eingelegten Wirtschaftsgüter einheitlich angewendet werden! Ebenfalls entfällt dann die Möglichkeit zur Sofortabschreibung. Es ist im Einzelfall zu entscheiden, ob die Poolabschreibung einen Barwertnachteil ergibt oder ob sie von Vorteil ist. Grundsätzlich funktioniert die Pool-Abschreibung wie folgt: Alle in einem Wirtschaftsjahr selbstständig nutzbaren Büromöbel mit Anschaffungskosten zwischen 251,00-800,00 Euro werden in einem Sammelposten aufgenommen und über 5 Jahre mit jeweils 1/5 abgeschrieben. Veräußerungen und Entsorgungen des Inventars spielen in diesem Zeitraum keine Rolle. Auch die Wirtschaftsgüter mit Anschaffungs- oder Herstellungskosten zwischen 801,00 Euro und 1.000,00 Euro können über die Pool-Abschreibung genutzt werden. Sobald man sich bei diesen Wirtschaftsgütern für die Pool-Abschreibung entscheidet, müssen auch die Wirtschaftgüter zwischen 251,00 Euro und 800,00 Euro in diesen Posten eingelegt und zusammen über 5 Jahre abgeschrieben werden.

Büromöbel Abschreibung im linearen Verfahren

Steuerliche Vorteile im linearen Verfahren nutzen

Die lineare Abschreibung gilt als das übliche Verfahren. Werden die 1000,00 Euro bei der Anschaffung überstiegen, müssen die Ausgaben als Betriebs- und Geschäftsausstattung aktiviert werden (§ 7 EstG). An dieser Stelle findet zudem die AfA-Tabelle (s.u.) ihre Anwendung, denn die Büromöbel sind gemäß der vorgeschriebenen Nutzungsdauer abzuschreiben. Zur Berechnung müssen weder der Buchwert oder der Restwert mitgeführt werden.

Nutzungsdauer von Wirtschaftsgütern

Vorgeschriebene Nutzungsdauer der Wirtschaftsgüter - die AfA-Tabelle

Die sogenannte AfA-Tabelle (Absetzung für Abnutzung) vom Bundesministerium der Finanzen stellt zwar keine bindende Rechtsform dar, wird jedoch von der Rechtsprechung, der Verwaltung und auch der Wirtschaft allgemein anerkannt. Die AfA-Tabelle gibt Auskunft über die Nutzungsdauer von Anlagegütern, also wie lange diese für gewöhnlich einsetzbar sind. Sie ist gültig für sämtliche Anschaffungen und Herstellungen nach dem 31. Dezember 2000 und bildet u.a. damit die Basis für die Büromöbel Abschreibung. Für folgende Anlagegüter gilt jene Nutzungsdauer:

  • Büromöbel: 13 Jahre
  • Stahlschränke: 14 Jahre
  • Bürocontainer: 10 Jahre

Büromöbel Abschreibungsbeispiel

Konkretes Praxis-Beispiel im Rahmen einer Büroeinrichtung

Damit die oben ausgeführten Angaben deutlicher werden, soll hier nun ein praktisches Beispiel folgen: Da das Büro sich mittlerweile in einen chaotischen Arbeitsplatz verwandelt hat und es wieder mehr Struktur benötigt, wird bei office-4-sale ein moderner Rollcontainer für 120,00 Euro netto bestellt. Dieser kann sofort und ohne ein Verzeichnis anzulegen abgeschrieben werden. Wird im laufenden Wirtschaftsjahr festgestellt, dass auch der Bürodrehstuhl unbequem geworden ist und nicht mehr voll seine Funktion erfüllt, wird auch dieser bei uns im Onlineshop unkompliziert eingekauft. Der neue ergonomische Bürostuhl kostet 250,00 Euro netto. Die Möglichkeit zur sofortigen Abschreibung hat weiterhin Bestand. Ebenso kann die Option Sammelposten gewählt werden. Soll nun allerdings der Konferenzraum noch um einen großen Besprechungstisch im Wert von 550,00 Euro ergänzt werden, ist die Nettokostengrenze zur Sofortabschreibung überschritten und eine Sofortabschreibung weder von Rollcontainer noch von Bürodrehstuhl ist nicht mehr möglich. Es greift vielmehr die Poolabschreibung oder die Abschreibung über die Nutzungsdauer laut AfA-Tabelle. Die Abschreibungsfrist für den Sammelposten beträgt 5 Jahre, also jeweils 1/5 pro Wirtschaftsjahr. Erfolgt schließlich noch die Anschaffung eines Steh-Sitz-Schreibtisches zum dynamischen Arbeiten und wird damit die Nettokostengrenze von 1.000,00 Euro überschritten, wird das lineare Abschreibungsverfahren unausweichlich. Die einzelnen Büromöbel sind dann gemäß der AfA-Tabelle bezüglich der Nutzungsdauer abzuschreiben (also der Container über 10 Jahre, Bürostuhl, Besprechungstisch und Schreibtisch über 13 Jahre).

Quellen Hintergrundbilder:

  • @pixabay
  • @office-4-sale

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