Abschreibung von Büromöbeln - was gibt es zu beachten?

Büromöbel Abschreibungshöhen - Wie viel können Sie absetzen?

Büromöbel unterliegen der Abschreibung über mehrere Jahre, wobei die Höhe der jährlichen Abschreibung je nach Anschaffungskosten und Nutzungsdauer des Möbelstücks variiert. In der Regel werden Büromöbel mit einer Nutzungsdauer von 13 Jahren gemäß der AfA-Tabelle (Abschreibung für Abnutzung) abgeschrieben. Das bedeutet, dass die Möbel über diesen Zeitraum hinweg mit einem festen Prozentsatz jährlich abgesetzt werden können.

Die Grenze für das sofortige Abschreiben (§ 6 Abs. 2 EStG) von Möbeln für Büro und Home Office liegt seit dem 01.01.2018 bei 800,00 Euro (ohne Umsatzsteuer). Auch die Aufzeichnungspflicht entfällt damit für viele Sachen. Diese Regelung für die Büromöbel Abschreibung gilt nach wie vor bis in das aktuelle Jahr 2025!

AfA-Tabelle: Vorgeschriebene Nutzungsdauer von Büroeinrichtungen

Die sogenannte AfA-Tabelle (Absetzung für Abnutzung) vom Bundesministerium der Finanzen stellt zwar keine bindende Rechtsform dar, wird jedoch von der Rechtsprechung, der Verwaltung und auch der Wirtschaft allgemein anerkannt. Die AfA-Tabelle legt die Nutzungsdauer von Anlagegütern fest, die als Grundlage für die Abschreibung dient. Sie ist für alle Anschaffungen und Herstellungen nach dem 31. Dezember 2000 gültig. Die gängigen Nutzungsdauern sind:

• Büromöbel: 13 Jahre
• Stahlschränke: 14 Jahre
• Bürocontainer: 10 Jahre

Diese Abschreibungsvorschriften helfen dabei, den Wertverlust von Büroeinrichtungen steuerlich korrekt zu berücksichtigen. Ergonomische Möbel oder hochwertige Designmöbel können unter Umständen eine kürzere Abschreibungsfrist erhalten, wenn sie als investive Ausgaben gelten.

Gebrauchte Büromöbel bieten hier häufig eine vorteilhaftere Lösung: Diese Möbel können ebenfalls abgeschrieben werden, jedoch unter Berücksichtigung des Wiederbeschaffungswerts. Gerade für Unternehmen, die auf nachhaltige Büromöbel setzen, können gebrauchte Möbel eine kostengünstige Alternative darstellen. Der Vorteil liegt darin, dass Sie beim Kauf von gebrauchten Möbeln zu geringeren Anschaffungskosten in der Regel eine steuergünstige Abschreibung über die restliche Nutzungsdauer vornehmen können.

Geringwertige Wirtschaftsgüter und die Formen der möglichen Abschreibung

Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) - dazu zählt bei Selbstständigen und Unternehmern auch die Büroeinrichtung. Bei deren Abschreibbarkeit in der Steuererklärung hat sich bis zum Jahr 2018 einiges geändert. Seit 2010 sieht es die Gesetzeslage vor, dass diese Personengruppen ein Wahlrecht bei der Abschreibbarkeit der Möbel für den Arbeitsplatz in Büro und Home Office haben. Unterschieden wird zwischen vier verschiedenen Möglichkeiten, die sich am Wert der Büromöbel orientieren. Geringwertige Wirtschaftsgüter

• bis 250,00 Euro (ohne Umsatzsteuer) werden sofort abgeschrieben,
• bis 800,00 Euro (ohne Umsatzsteuer) können sofort abgeschrieben werden,
• zwischen 251,00 Euro und 800,00 Euro (ohne Umsatzsteuer) können einen Sammelposten bilden bzw. kann die Poolabschreibung gewählt werden und
• zwischen 801,00 Euro und 1.000,00 Euro in der linearen Abschreibungsvariante aktiviert oder in den Sammelposten eingelegt werden.

Allerdings gibt es kein Regelwerk ohne entsprechende weitere Erläuterungen. Deshalb folgen nun wichtige, ergänzende Fakten zur Büromöbel Abschreibung.

Clevere Nutzung der Poolabschreibung

Die sogenannte Poolabschreibung (§ 6 Abs. 2a EStG) kann von Steuerpflichtigen unter zwei Voraussetzungen vorteilhaft genutzt werden:

• Erstens wenn die Nettoanschaffungskosten der Büromöbel 1.000,00 Euro nicht überschreitet und
• zweitens wenn es sich um eine regelmäßige Nutzungsdauer (s.u.) von mehr als 5 Jahren handelt.

Sind beide Kriterien erfüllt, führt die Poolabschreibung zu einem Steuervorteil. Wichtig: Entscheidet man sich für diese Art der Abschreibung, muss sie für alle in einem Wirtschaftsjahr angeschafften, hergestellten oder eingelegten Wirtschaftsgüter einheitlich angewendet werden! Ebenfalls entfällt dann die Möglichkeit zur Sofortabschreibung. Es ist im Einzelfall zu entscheiden, ob die Poolabschreibung einen Barwertnachteil ergibt oder ob sie von Vorteil ist. Grundsätzlich funktioniert die Pool-Abschreibung wie folgt: Alle in einem Wirtschaftsjahr selbstständig nutzbaren Büromöbel mit Anschaffungskosten zwischen 251,00-800,00 Euro werden in einem Sammelposten aufgenommen und über 5 Jahre mit jeweils 1/5 abgeschrieben. Veräußerungen und Entsorgungen des Inventars spielen in diesem Zeitraum keine Rolle. Auch die Wirtschaftsgüter mit Anschaffungs- oder Herstellungskosten zwischen 801,00 Euro und 1.000,00 Euro können über die Pool-Abschreibung genutzt werden. Sobald man sich bei diesen Wirtschaftsgütern für die Pool-Abschreibung entscheidet, müssen auch die Wirtschaftgüter zwischen 251,00 Euro und 800,00 Euro in diesen Posten eingelegt und zusammen über 5 Jahre abgeschrieben werden.

Steuerliche Voraussetzungen und Vorteile der linearen bzw. degressiven Abschreibung

Bei einer Anschaffung über 1.000 Euro müssen Büromöbel als Betriebs- und Geschäftsausstattung aktiviert und gemäß der AfA-Tabelle abgeschrieben werden. Die lineare Abschreibung erfolgt über die festgelegte Nutzungsdauer des Möbelstücks. Ein Vorteil dieser Methode ist, dass keine Restwerte berücksichtigt werden müssen. Alternativ dazu gibt es die degressive Abschreibung, die in verschiedenen Anwendungsmöglichkeiten ausgeübt werden kann:

• ein bestimmter Prozentsatz des Restwertes vom Vorjahr wird in jeder Periode abgeschrieben
• Der Abschreibungsbetrag fällt nach jedem Jahr der Nutzung um den gleichen Betrag (arithmetisch-degressive Abschreibung)
• Der Prozentsatz der jährlichen Abschreibung nach jedem Nutzungsjahr bleibt gleich (geometrisch-degressive Abschreibung)

Praxisbeispiele zur Abschreibung von Büroeinrichtungen

Ein Unternehmen erneuert seine Büroeinrichtung und nutzt die verschiedenen Abschreibungsmöglichkeiten optimal:

• Rollcontainer (120 Euro netto): Sofortabschreibung möglich
• Bürodrehstuhl (250 Euro netto): Sofortabschreibung bleibt bestehen
• Besprechungstisch (550 Euro netto): Überschreitung der Sofortabschreibungsgrenze → Poolabschreibung für 5 Jahre (1/5 pro Jahr)
• Steh-Sitz-Schreibtisch (1.000 Euro netto): Überschreitung der Nettokostengrenze → Lineare Abschreibung nach AfA-Tabelle für 13 Jahre

Jede Investition wird nach den geltenden Abschreibungsrichtlinien optimal steuerlich berücksichtigt.

Nutzung von Steuervorteilen bei der Einrichtung von Büro und Home Office - zeitliche Entwicklung

Das hessische Finanzministerium unter Finanzminister Dr. Schäfer gab am 08.05.2017 bekannt, dass Arbeitnehmer für die Abgabe ihrer Steuererklärung im Jahr 2017 zwei Monate länger Zeit bekommen, wenn sie dazu das Onlineprogramm Elster nutzen. Ob auch andere Bundesländer von dieser Regelung betroffen waren, erfuhr man nur beim jeweils zuständigen Finanzministerium des Landes. Sicher war zum damaligen Zeitpunkt nur, dass es ab dem 31.12.2017 neue Fristen im gesamten Bund geben wird. Doch gleich, wann die Steuererklärung ab diesem Zeitpunkt eingereicht werden muss: Dieser Termin ist mit einigem Kopfzerbrechen verwunden. Das lag mitunter an den ständig veränderten Regelungen und auch an der Sorgsamskeitspflicht, die vor fehlerhaftem Ausfüllen der Bögen beschützen sollte. Jedoch nicht nur diese beiden Faktoren brachten Unsicherheit mit sich: Auch was überhaupt und bis wann abgeschrieben werden kann, war nicht jedem für alle Bereiche nachvollziehbar und man war nur unzurecihend darüber informiert worden.

Genau mit diesen Fragen beschäftigt sich dieser Beitrag im office-4-sale-Firmenblog und soll zumindest die aktuell gültige Lage rund um die Abschreibbarkeit von Büromöbeln verdeutlichen. Da das Inventar für den Arbeitsplatz in der Regel kein Gut ist, dass jedes Jahr bei der Steuererklärung seine Berücksichtigung findet, sollen hier die grundsätzlichen Fakten rund um das Thema dargestellt werden.

Eine geplante Änderung im Rahmen des Wachstumschancengesetzes war für das Frühjahr 2024 geplant, die aber im Rahmen des Gesetzgebungsverfahren nicht umgesetzt wurde! Die damals geplanten Änderungen waren wie folgt:

• Die Grenze für die Sofort-Abschreibung soll auf 1000,00 Euro netto erhöht werden
• Sammelposten in § 6 Abs. 2a EStG - Hier sollte die Grenze von 1.000,00 Euro auf 5.000,00 Euro erhöht werden. Zusätzlich hätte die Abschreibung dann verkürzt in nur drei statt wie bisher in fünf Jahren durchgeführt werden können
• Befristete Möglichkeit zur degressiven Abschreibung von beweglichen Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens, die nach dem 30.09.2023 und vor dem 01.01.2025 angeschafft werden

Leider wurden diese für Unternehmer günstigeren Regelungen im Vermittlungsausschuß, der duch den Bundesrat im Jahr 2024 angerufen wurde, gekippt und sind leider nicht zur Anwendung gekommen!